会議を予定したものの、「何を話すか」が決まらないまま当日を迎えることはありませんか。議題を思いつく順に並べると、報告だけで終わったり、決めたいことが先送りになったりしがちです。
ChatGPTを使えば、会議の目的、決めること、参加者、時間、前提資料をもとに、時間配分付きのアジェンダのたたき台を短時間で作れます。ただし、AIに会議の目的や社内の事実を決めさせるのではなく、人が決めた条件を整理してもらう使い方が大切です。
この記事では、ChatGPTで会議アジェンダを作る5ステップと、そのまま使える質問例を紹介します。会議の後は、決定事項を残すためにChatGPTで議事録を作る方法もあわせて確認してください。
ChatGPTで会議アジェンダは作れる？
ChatGPTは、渡した情報をもとに、議題の順番、時間配分、事前準備、会議後に記録すべき項目を整理するのが得意です。白紙から考える負担を減らし、共有しやすい形に整える下書き役として使えます。
ChatGPTが得意なこと
- 会議の目的に合う議題を順番に並べる
- 所要時間に合わせて時間配分の案を出す
- 議題ごとの到達点を表にする
- 事前に読んでほしい資料や確認事項を整理する
- 定例会・企画会議など、用途別に書き分ける
人が決めること
一方で、会議で本当に決めるべきこと、参加者の役割、社内の最新状況は人が確認してください。ChatGPTが作った案に、存在しない数字、担当者、期限、社内ルールが混ざっていないかも重要です。
会議の目的がまだ曖昧なら、先にChatGPTで企画書を作る方法で背景と提案の骨組みを整理しておくと、アジェンダも作りやすくなります。
まずは「会議が終わる時点」から決める
良いアジェンダは、話題の一覧ではありません。会議が終わる時点で、何が決まっていて、誰が次に何をするかが見える状態から逆算します。
SkillForgeでは、次の順番で考える方法をおすすめします。
| 順番 | 考えること | 例 |
|---|---|---|
| 1. 決めること | 会議の最後に確定したいこと | 来月のキャンペーン案を1つ選ぶ |
| 2. 話すこと | 決定に必要な共有・相談・比較 | 候補、予算、担当者、注意点を確認する |
| 3. 持ち帰るもの | 会議後に残す記録と担当 | 決定事項、担当者、期限、保留事項 |
この順番にすると、「共有したいだけの話」と「今日決める必要がある話」を分けやすくなります。会議で結論を出さない内容は、事前資料や別の短い打ち合わせへ回す判断もしやすくなります。
ChatGPTに渡す6つの情報
ChatGPTへの指示が短すぎると、一般的で使いにくいアジェンダになりがちです。次の6つを、分かる範囲で用意してください。すべてが埋まっていなくても構いませんが、不明な項目は「要確認」と分けるよう指示します。
1. 会議の目的
「進捗を共有する」よりも、「遅れている作業を確認し、今週の優先順位を決める」のように書くと、議題を選びやすくなります。
2. 会議で決めること
決定事項は1〜3個に絞ります。決めることが多すぎると、時間内に終わらず、アジェンダも長くなります。
3. 参加者と役割
参加者全員の名前を渡す必要はありません。「進行役」「決定する人」「報告する人」のように役割で整理しても使えます。決定権のある人が不在なら、その場で確定できないことも明記しましょう。
4. 所要時間
30分、45分、60分など、実際に確保できる時間を伝えます。最後の5分程度は、決定事項と次の行動を確認する時間として残すと安心です。
5. 前提資料と確定している事実
売上、進捗、顧客の声、前回の決定事項など、議論の前提になる情報です。社外秘や個人情報はそのまま貼り付けず、必要な範囲に要約・匿名化してください。
6. 今回は扱わないこと
話が広がりやすい会議では、「採用計画は今回は決めない」のように範囲外も書きます。これは議論の脱線を減らすための大切な条件です。
ChatGPTで会議アジェンダを作る5ステップ
1. 会議の最後に決めることを一文で書く
まず、「会議の最後に何が決まれば成功か」を一文にします。
例：来月の展示会で紹介するサービスを1つ決め、準備担当と期限を決める。
この文が書けないときは、会議を開く必要があるのか、事前共有だけでよいのかも見直してみてください。
2. 決定に必要な話題だけを並べる
決定のために必要な情報、選択肢、懸念点を箇条書きにします。雑談や参考情報まで一度に入れず、「今日の決定に必要か」で絞るのがコツです。
3. ChatGPTに下書きを作ってもらう
次の章のプロンプトに、目的・決めること・参加者・時間・前提資料を入れます。最初から完成形を求めず、足りない情報を質問してもらうようにすると、曖昧な条件に気づきやすくなります。
4. 時間配分と到達点を人が確認する
各議題について、「何分使うか」だけでなく、「終わる時に何が決まっているか」を確認します。報告だけで終わる議題は、事前共有へ移せないか検討しましょう。
5. 会議前に共有し、会議後の記録先を決める
作ったアジェンダは、できれば会議の前に参加者へ共有します。会議後に残す決定事項・担当者・期限の記録先も決めておくと、会議が終わった後の抜け漏れを防げます。共有前の確認項目はChatGPTでチェックリストを作る方法を参考にしてください。
そのまま使える基本プロンプト
以下をコピーし、丸かっこの中を自分の会議に合わせて書き換えてください。「内容にない事実は推測しない」と指定することで、もっともらしい補完を減らせます。
あなたは、会議準備を支援するアシスタントです。
次の情報だけを使って、会議アジェンダのたたき台を作成してください。
情報が不足している場合は、作成前に最大5個の確認質問をしてください。
内容にない事実、数字、担当者、期限は推測せず、「要確認」と表示してください。
【会議名】
（ここに会議名を入力する）
【会議の目的】
（ここに会議の目的を入力する）
【会議で決めること】
（ここに今回決めたいことを入力する）
【参加者と役割】
（ここに参加者または役割を入力する）
【所要時間】
（ここに会議時間を入力する）
【前提資料・確定している事実】
（ここに前提資料や事実を入力する）
【今回は扱わないこと】
（ここに今回決めないことを入力する）
【出力してほしい内容】
1. 会議の目的
2. 会議終了時の到達点
3. 事前に確認・共有すること
4. 時間配分付きのアジェンダ表
- 議題
- 区分（共有・相談・決定）
- 所要時間
- 進行役または担当
- 議題の到達点
5. 会議後に記録すること
6. 要確認事項
最後の5分は、決定事項・担当者・期限を確認する時間として確保してください。
このプロンプトが役立つ理由
目的、材料、出力形式を分けて指定すると、ChatGPTが何を整理すればよいかを判断しやすくなります。OpenAIも、目的と文脈を明確にし、出力を確認して指示を調整する使い方を案内しています。OpenAIのプロンプト作成ガイドも参考にしてください。
出力を見て「時間が足りない」「決定事項が曖昧」と感じたら、会議の条件を追加して作り直します。一度の出力で確定させず、会議を開く人が内容を確認するのが基本です。
会議別に使える質問例
30分の定例会を作る質問例
定例会では、全員が順番に長く報告すると時間が足りなくなります。共有済みの内容は短くし、相談・決定が必要な項目へ時間を使うよう頼みます。
毎週30分の進捗確認会です。
会議の最後に、今週の優先順位と支援が必要な作業を決めたいです。
前回からの進捗は事前に共有済みなので、各自の報告時間は最小限にしてください。
遅れ・依存関係・判断が必要な項目を優先して、時間配分付きのアジェンダを作ってください。
最後に、担当者と期限を確認する5分を残してください。
60分の企画会議を作る質問例
企画会議では、アイデアを出す時間と、選ぶ時間を混ぜないことが大切です。候補を広げる前に、今回の判断基準を確認します。
新しいキャンペーンの企画会議を60分で行います。
会議の目的は、候補を比較して実施する案を1つ決めることです。
参加者は、進行役、営業担当、制作担当、最終決定者です。
確定している条件は、実施時期、予算の上限、対象顧客です。
候補を出す時間、比較する時間、決定する時間を分けてください。
条件にない効果や費用は推測せず、要確認事項に分けてください。
企画の背景や比較軸がまだ定まらない場合は、先にChatGPTで企画書を作る方法で整理してから会議用に短くまとめるとスムーズです。
作成後に必ず確認する5項目
ChatGPTの出力をそのまま送る前に、次の5点を確認してください。
| 確認すること | 見るポイント |
|---|---|
| 目的 | 会議を開く理由が一文で分かるか |
| 決定事項 | 会議の最後に何を決めるかが明確か |
| 時間 | 議題の合計が所要時間に収まるか |
| 事実 | 数字・担当者・期限・社内ルールに誤りがないか |
| 次の行動 | 決定事項、担当者、期限を記録する時間があるか |
特に、重要な判断や社内ルールに関する内容は、会議の責任者や関係者に確認してください。ChatGPTは進行を整理する道具であり、決定の責任を負うものではありません。
会議後は議事録と次の行動につなげる
アジェンダは会議前の設計図、議事録は会議後の記録です。会議後には、次の4点を残します。
- 決定したこと
- 担当者
- 期限
- 保留になったことと次に確認するタイミング
アジェンダと実際の会議内容に差が出た場合は、次回の会議で何を短くし、何を事前共有に回すかを見直します。会議メモから決定事項を整理する方法は、ChatGPTで議事録を作る方法で解説しています。会議で使う資料のたたき台が必要なら、ChatGPTでプレゼン資料を作る方法も役立ちます。
よくある質問
会議の目的が決まっていなくても作れますか？
作れますが、まずは「何を決めたいか」をChatGPTに質問してもらう段階にとどめましょう。目的が決まらないまま時間配分まで作ると、一般的な議題の一覧になりやすいためです。
参加者が多い会議でも使えますか？
使えます。全員の発言時間を均等にするより、役割と決定に必要な人を整理して、共有事項は事前に読める形へ回すと進めやすくなります。
前回の議事録を貼り付けてもよいですか？
社内ルールや個人情報の扱いを確認したうえで、必要な部分だけを要約・匿名化して使ってください。貼り付ける場合は、「この内容にない事実は足さない」と明記すると安全です。
ChatGPTが提案した時間配分は正しいですか？
時間配分はあくまで案です。参加者の人数、決定の難しさ、事前準備の状況に合わせて、進行役が調整してください。
まとめ：会議の前に「何を決めるか」を言葉にしよう
ChatGPTを使えば、会議アジェンダのたたき台を短時間で作れます。ポイントは、議題を思いつく順に並べるのではなく、会議が終わる時点から逆算することです。
- 最初に決めることを一文にする
- 決定に必要な話題だけを集める
- 目的・参加者・時間・事実をChatGPTへ渡す
- 時間配分と到達点を人が確認する
- 会議後は決定事項・担当者・期限を残す
まずは次の会議で、基本プロンプトの丸かっこを埋めて、アジェンダの下書きを作ってみてください。
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